Dit heb je nodig om een e-commerce website te (laten) bouwen

Leestijd: 13 minuten

Het klinkt eenvoudig, je eigen e-commerce website (online winkel) opzetten. Je installeert wat software, zet je producten erin, en presto, je hebt een website!

In de praktijk valt het echter vaak vies tegen. Bouw je zelf je website met online software als Shopify, Wix of SquareSpace, dan heb je niet zo veel technische kennis nodig. Je moet alleen goed lezen wat je allemaal moet doen.

Wil je gebruik maken van software als WordPress, dan heb je redelijk wat technische kennis en inzicht nodig om je website te bouwen, de winkelsoftware goed op te zetten, alle functionaliteit in te bouwen en de uiteindelijke website op je eigen hosting te laten draaien.

Heb je die kennis niet, dan kun je je e-commerce website beter laten bouwen door een specialist.

Of je het nu zelf gaat doen of dat je een webdesigner je website laat bouwen, je bent hoe dan ook veel tijd kwijt aan het opzoeken van de benodigde gegevens, het kopen, maken en bewerken van foto’s en het schrijven van alle teksten voor de website. Je kunt natuurlijk ook bepaalde taken of alle taken uit handen geven, maar dat kan flink in de papieren gaan lopen.

Hieronder geef ik je daarom een overzicht van alle gegevens, afbeeldingen en teksten die je hoe dan ook nodig hebt om een e-commerce website te – laten – bouwen.

Belangrijk

Voor je contact opneemt met een webdesigner of voordat je zelf begint met bouwen, zorg dat je alle gegevens, afbeeldingen en teksten (zoveel mogelijk) compleet hebt!

Denk niet: dat doe ik wel even tijdens het bouwen van mijn site of terwijl de webdesigner mijn site bouwt. Dat gaat je namelijk niet lukken (geloof me, ik heb hier helaas veel ervaring mee). Je geeft jezelf en je sitebouwer onnodig stress, je website gaat véél later live dan je nu denkt (waardoor je nog langer geen inkomen uit je site kunt halen) en je webdesigner is er niet voor aangenomen om je achter je broek aan te zitten…

Heb je alle gegevens, afbeeldingen en teksten compleet, dan is je e-commerce website ook veel sneller gebouwd.

Bedrijfsgegevens

Laten we beginnen met het eenvoudigste: de bedrijfsgegevens. Ja, bedrijfsgegevens. Om een legitieme e-commerce website te mogen draaien in Nederland moet je een officiële onderneming zijn.

Je moet als onderneming ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel, je hebt een BTW ID en een omzetbelastingnummer nodig van de Belastingdienst, en je moet een zakelijke bankrekening hebben.

Adres en contactgegevens

Het is wettelijk verplicht om je adres en contactgegevens op je site te plaatsen. De bedrijfsnaam en het vestigingsadres zijn verder nodig om de online winkel software op te zetten. Op deze manier weten klanten met wie ze zaken doen. Het adres moet daarnaast ook een fysiek adres en geen postbusadres zijn.

Het zakelijk e-mail adres is nodig om (potentiële) klanten de kans te geven contact met je op te nemen. Is je onderneming groter en heb je e-mail adressen voor afdelingen als klantenservice en sales, dan kun je deze ook op de site laten zien.

Daarnaast heb je een zakelijk telefoonnummer (of telefoonnummers) nodig zodat potentiële klanten telefonisch contact met je kunnen opnemen.

KvK nummer en BTW ID

Als officiële onderneming ben je uiteraard ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het inschrijvingsnummer – het KvK nummer – zet je ook op de website zodat potentiële klanten kunnen controleren of je wel een echt en betrouwbaar bedrijf bent.

Verder heb je een belastingnummer nodig om zaken te mogen doen als onderneming. Tegenwoordig gebruik je hier het BTW ID voor. Dit BTW ID moet verplicht op je facturen staan, op je website en op andere correspondentie.

De Belastingdienst voorziet je ook van een omzetbelastingnummer. Dit heb je nodig om de BTW aangifte te doen. Het omzetbelastingnummer zet je nergens op je website of je facturen, het is alleen voor jouw gebruik.

Zakelijke bankrekening

Om betalingen te kunnen aannemen op je website heb je een zakelijke bankrekening nodig. Deze moeten ook op je website staan. Voor het bankrekeningnummer moet je op de site de IBAN code en de BIC code vermelden.

Naast de wettelijke verplichting om al deze gegevens op je site te hebben geeft het je potentiele klant ook zekerheid en vertrouwen. Ze weten dat je een officiële onderneming bent die benaderbaar is, ook wanneer er problemen ontstaan.

Winkelgegevens

De winkelsoftware op je website heeft ook een aantal gegevens nodig om goed te kunnen werken. Afhankelijk van de softwareoplossing die je gebruikt heb je zeker de volgende gegevens nodig:

Landen

Weet je al aan welke landen je de producten of diensten gaat leveren? Dat is namelijk nogal belangrijk bij het opzetten van je e-commerce website. Het heeft onder meer invloed op je belastingstructuur maar ook op de verzendmogelijkheden die je aan moet bieden.

Belastingtarieven

Over belastingstructuur gesproken, je moet weten onder welke belastingtarieven je producten of diensten vallen. Vaak zal dit de standaard 21% zijn, maar voor sommige producten geldt het verlaagd belastingtarief van 9%. En lever je aan het buitenland, dan kun je te maken krijgen met het 0% tarief.

Betalingsmogelijkheden

Voor je klanten is het belangrijk dat je uitgebreide betalingsmogelijkheden biedt. Binnen Nederland kom je al ver met iDeal, maar ook achteraf kunnen betalen met Klarna is sterk in opkomst. Wil je daarnaast ook aan het buitenland verkopen, dan heb je niets aan iDeal, maar bijvoorbeeld wel aan creditcards en een dienst als Stripe.

Om eenvoudig al deze betalingsmogelijkheden aan te kunnen bieden kun je het best een account openen bij een payment service provider. Een payment service provider is een bedrijf dat voor jou het betalingsverkeer regelt tegen een vast tarief of een percentage van je verkopen, en je de mogelijkheid geeft meer betalingsmogelijkheden aan te bieden.

Bekende payment service providers in Nederland zijn Mollie, Adyen en Buckaroo, waarbij Mollie in Nederland heel vaak wordt gebruikt door e-commerce websites. Ook hiervoor heb je een zakelijke bankrekening nodig.

Verzendopties

Daarnaast moeten de producten bij de klanten komen: de verzendopties. Heb je een grote onderneming, dan lever je grote producten misschien met je eigen vrachtwagens. Zo niet, dan heb je de hulp nodig van vervoersbedrijven.

Binnen Nederland zijn er al veel mogelijkheden, zoals PostNL, DHL, DPD en UPS. Zorg ervoor dat je een zakelijk account opent bij één of meerdere vervoersbedrijven.

Wil je producten verzenden naar het buitenland, dan moet je goed uitzoeken of je vervoerder ook internationale leveringen doet.

e-Commerce proces flow

Hoe wil je dat het proces van aanschaffen van een product verloopt?

  • wat gebeurt er zodra de klant een product in het winkelwagentje doet?
  • wat als de klant daarna niet afrekent maar het product in het winkelwagentje laat staan?
  • hoe werkt het afrekenen?
  • kan de klant zelf een vervoerder selecteren?
  • werk je met coupons of kortingscodes?
  • enzovoort

De wensen bepalen de functionaliteit van je winkel. Ga er niet vanuit dat wat je denkt dat standaard zou moeten zijn ook standaard is in de software die je wilt gebruiken.

Ook wanneer je de site niet zelf bouwt, je webdesigner kan geen gedachten lezen. Jij als ondernemer moet de designer vertellen hoe je wilt dat het winkelproces moet verlopen. De webdesigner kan dan zoeken naar oplossingen voor je wensen.

Schrijf alles op wat je kunt bedenken. Wegstrepen kan altijd nog.

Producten

Ah, nu wordt het leuk en ingewikkeld tegelijk: je producten. Vergis je niet, dit gaat je waarschijnlijk de meeste tijd kosten.

Categoriestructuur

Bedenk wat voor categorieën producten je aan gaat bieden op je website. Zijn de categorieën erg groot, kijk dan of je deze categorieën kunt onderverdelen in kleinere categorieën. Probeer de categoriestructuur niet te diep te maken, dat kan klanten verwarren.

Voorbeeld: alle producten van Bol.com zijn – in elk geval visueel – binnen drie klikken te benaderen.

Zo valt de GoPro HERO9 Black camera in de volgende categoriestructuur:

Computers en Elektronica >> Foto- en Videocamera’s >> Action camera’s

Als Bol.com, met al haar producten, het zo eenvoudig kan maken, dan moet jouw e-commerce website dit ook kunnen.

Productfotografie en -video’s

Je producten verkopen niet zonder aantrekkelijke en kwalitatief goede foto’s. Je kunt productfoto’s uiteraard zelf maken, maar verkoop je dure artikelen, ga dan niet zelf aanmodderen maar ga voor een professioneel resultaat en huur een productfotograaf in.

Productfoto’s

Je zult weleens gezien hebben dat je in een online winkel op een productpagina door de productfoto’s bladert en de hele layout van de pagina verspringt. Dit komt doordat de foto’s niet allemaal dezelfde afmetingen hebben.

Zorg er dus voor dat de productfoto’s allemaal dezelfde afmetingen hebben. Ik raad je aan om alle productfoto’s vierkant te maken.

Let wel: ik praat hier over de foto’s van het product zelf op de productpagina. Ik heb het niet over eventuele sfeerfoto’s die je door je site heen gebruikt!

Maak je gebruik van een goede smartphone, dan kun je de beeldverhouding op 1 : 1 zetten om direct vierkante foto’s te maken. Het voordeel is dat je direct ziet of het product binnen de de foto past, en dat je niet achteraf iedere foto moet bijknippen om ze vierkant te maken.

Heb je wel digitale foto’s maar zijn ze niet vierkant, dan kun je dat met grafische software achteraf aanpassen. Ik maak hiervoor vaak gebruik van het gratis programma IrfanView. Moeten de foto’s nog bijgewerkt worden, dan kun je gebruik maken van Photoshop (als je het hebt) of een gratis tegenhanger als het online Photopea.

Zorg ervoor dat het hele product in de vierkante foto past. Zo niet, maak dan liever een nieuwe foto.

De grootte van de productfoto’s is ook belangrijk. Op productfoto’s kun je meestal inzoomen. Een kleine foto zorgt dan niet voor een mooi resultaat. Maak productfoto’s minimaal 800px bij 800px groot, voor gedetailleerde artikelen liefst rond de 2000px bij 2000px.

Maak het jezelf niet moeilijker dan nodig: geef elke productfoto een bestandsnaam bestaande uit het artikelnummer en een volgordenummer. Dus <artikelnummer>-<volgordenummer>.jpg. Het volgordenummer is handig wanneer je meerdere foto’s van het product hebt en deze in de fotogalerij op de productpagina wilt zetten.

Met een logische bestandsnaam voor elke foto kun je eenvoudig de juiste foto’s voor het product opzoeken en op de site zetten.

Productvideo’s

Het is steeds meer in om producten op video te laten zien. Dit geeft de potentiële klant de mogelijkheid het product in actie te zien. Heb je de mogelijkheid om dit te doen, maak er dan gebruik van.

Zorg voor video met minimaal HD kwaliteit, liever nog 4K. Zet de video’s niet op je eigen server. Dat kost veel te veel ruimte en snelheid. Maak gebruik van een professionele video-host als Vimeo om je video’s te hosten. Je sluit de video daarna in op de productpagina’s.

Productgegevens

Artikelnummers

Een artikelnummer of SKU (stock keeping number) identificeert een product en helpt bij het bijhouden van de voorraad.

Bied je niet veel verschillende producten aan, dan lijkt het hebben van een artikelnummer niet noodzakelijk. Toch raad ik je aan om hiermee direct te beginnen. Breid het aanbod zich namelijk uit en heb je een magazijn, dan zijn artikelnummers belangrijk om het overzicht te houden.

Denk goed na over het opstellen van een artikelnummersysteem en doe het meteen goed.

Verkoop je artikelen van verschillende leveranciers, zorg er dan voor dat de UPCs (universal product codes) die de leveranciers aan de producten hebben gegeven ook in je systeem staan. Dit maakt het bestellen van meer voorraad een stuk eenvoudiger.

Productbeschrijvingen

Foto’s zijn belangrijk maar teksten eigenlijk nog meer. Goede teksten geven de klant alle informatie die hij of zij nodig heeft om een beslissing te nemen. Daarnaast worden teksten door Google opgepikt en komen in de zoekresultaten.

Een productbeschrijving is ook een marketingverhaal: je geeft klanten in goede, overtuigende zinnen alle informatie over de kenmerken en voordelen van het product, zodat ze zich geroepen voelen te kopen.

Gaat het om eenvoudige producten zoals schroeven en moeren, dan kun je over het algemeen volstaan met korte beschrijvingen met de specificaties van het product. Een verkoopverhaal zal daar niet nodig zijn. Maar gaat het om een dure zomervakantie naar Kreta, dan is een goed marketingverhaal van groot belang om je klant te overtuigen.

Voor elk product in je e-commerce website heb je drie teksten nodig:

  • een duidelijke productnaam
  • een beknopte beschrijving van het product, en
  • een gedetailleerde beschrijving van het product

Productopties

Vaak hebben producten verschillende opties. Bij kleding kan dit bijvoorbeeld de kleur en de maat van het kledingstuk zijn. Bij smartphones kan dat geheugen van verschillende groottes, de uitvoering of de kleur zijn.

Schrijf voor elk product de eventuele opties op. Deze opties kun je in de winkelsoftware opnemen met eventueel verschillende foto’s en verschillende prijzen.

Afmetingen en gewicht

Ieder product heeft bepaalde afmetingen en een gewicht. Deze zijn bepalend voor de vervoerskosten. Zorg dat je de afmetingen en het gewicht van ieder product weet.

BTW percentage

De meeste producten hebben het standaard BTW percentage van 21%. Verkoop je etenswaren, dan heb je te maken met een percentage van 9%. En soms reken je zelfs 0% BTW. Bepaal het BTW percentage van al je producten zodat je winkel en je administratie kloppen.

Inkoopprijzen en verkoopprijzen

Voor elk product weet je – als het goed is – de inkoopprijs. Het is belangrijk dat je nu ook voor elk product een verkoopprijs bepaalt die ervoor zorgt dat je ook nog winst boekt.

Bepaal ook hoeveel korting je eventueel op een product kunt geven zonder dat je in de min gaat.

Upsell en cross sell producten

Je kunt meer verdienen aan je klanten door ze tijdens het koopproces een duurder vergelijkbaar product te laten zien (upsell) en/of door gerelateerde producten te laten zien (cross sell).

Upsell en cross sell opties op de productpagina zie je op bijna iedere e-commerce website die je bezoekt. Bepaal welke producten hiervoor in aanmerking komen en wat de upsell en/of cross sell producten hiervoor zijn.

Extra informatie en pagina’s

Een e-commerce website heeft meer informatie voor haar klanten nodig dan een ‘gewone’ zakelijke website. Zo moet de klant weten hoe ze kunnen betalen in de winkel, hoe het product wordt geleverd en hoe ze het product eventueel kunnen terugsturen. En deze informatie moet eenvoudig te vinden zijn op de site.

Sommige informatie kun je eenvoudig combineren met andere informatie op één pagina. Zo kun je het privacybeleid combineren met het cookiesbeleid, of je combineert het bestelproces, de betalingsmogelijkheden, het bezorgproces en het annulerings- en retourproces tot één pagina. Kijk wat het beste past bij jouw situatie.

Privacybeleid

Een privacybeleid vertelt hoe je bedrijf of website gegevens van zijn klanten en bezoekers verzamelt, behandelt en verwerkt. Het beschrijft of die informatie vertrouwelijk wordt behandeld of wordt gedeeld met of verkocht aan derden.

Je kunt ook een (online) template gebruiken of een online generator gebruiken om je privacybeleid op te stellen. Voor een grotere site raad ik je aan om het privacybeleid op te laten stellen door een juridisch adviseur.

Als webdesigner heb ik standaard privacybeleidteksten voor de meeste websites. Gebruik je WordPress, dan geeft de software je de mogelijkheid om je eigen privacybeleidtekst op te stellen.

Cookiebeleid

Websites gebruiken cookies om sommige instellingen te bewaren. En sommige software die je installeert op je website doet hetzelfde. Daarnaast plaatsen e-commerce websites vaak een cookie op de computer van de bezoeker om diens gedrag op de site bij te houden en om eventueel later op andere sites reclame te kunnen laten zien (retargeting).

In je cookiebeleid vertel je de bezoeker van je website welke cookies er worden geplaatst wanneer ze je website bezoeken.

Je kunt een cookiebeleid handmatig op (laten) stellen, maar het bijhouden van van het cookiebeleid (nieuwe cookies en degelijke) is een hele taak. Gelukkig zijn er programma’s die dit voor je doen en je site voorzien van een up to date cookiebeleid.

Algemene Voorwaarden

Regels die je standaard gebruikt als een klant iets bij je koopt of wanneer je een dienst levert noem je de algemene voorwaarden.

Je kunt de algemene voorwaarden zelf opstellen, eventueel met behulp van andere algemene voorwaarden die je online kunt vinden. Je kunt ook een (online) template gebruiken of een online generator gebruiken. Is je site groter en gaat er veel geld in om, laat dan de voorwaarden opstellen door een juridisch adviseur.

Zorg daarnaast voor een PDF versie van de algemene voorwaarden die je klanten kunt toesturen of die ze zelf kunnen downloaden.

Bestelproces

Je site maakt gebruik van een bestelproces voor de producten of diensten. Dit kan een eenvoudig proces zijn of wat ingewikkelder. Niet iedere e-commerce website doet dit, maar het kan geruststellend en verhelderend werken voor de klant wanneer je jouw bestelproces tot in detail beschrijft.

Annulering- en retourprocedures

Naast een bezorgproces heeft je website ook een procedure voor het annuleren van een bestelling, of een deel hiervan, en voor het retourneren van verkochte producten. Het duidelijk beschrijven van deze procedures helpt de klant om dit op de juiste manier te doen.

Betalingsmogelijkheden

Het is verstandig om de bezoekers van je site te vertellen welke betalingsmogelijkheden je biedt en niet biedt. Zo voorkom je dat de eventuele klant een vol winkelwagentje heeft en er achter komt dat je bijvoorbeeld geen creditcards accepteert.

Beschrijf alle manieren waarop de klant kan betalen zodat de klant is voorbereid wanneer het moment van afrekenen daar is.

Bezorgopties

Heeft een klant een bestelling geplaatst van een fysiek product, dan moet dit product bij de klant komen. Weten wat de bezorgopties zijn en hoe alles in z’n werk gaat zorgt voor vertrouwen en rust bij de klant.

Hulp

Het kan altijd zijn dat de klant een probleem tegenkomt. Dit kan zijn tijdens het bestellen op de site, maar het kan ook gebeuren na de bestelling, tijdens of na de levering.

Zijn er problemen, dan is het fijn wanneer de klant hulp kan krijgen. Kleinere problemen die vaak voorkomen kunnen voor een groot deel worden opgevangen door een goede veel gestelde vragen pagina.

Heeft de klant problemen die niet zo eenvoudig kunnen worden opgelost, dan moet er contact mogelijk zijn met je onderneming. Dit kan over de telefoon en vie e-mail, maar je kunt ook een chatoptie aanbieden of hulp via WhatsApp.

Hoe je de klantenservice voor je onderneming ook vormgeeft, zorg ervoor dat het duidelijk is waar je klanten deze informatie kunnen vinden op je website.

Contact

Geef je klanten een manier om met de klantenservice in contact te komen. Dit kan met met een e-mailadres, een contactformulier, een telefoonnummer, misschien ook via WhatsApp of live-chat.

Zorg voor een centrale pagina die dit allemaal biedt. Dat kan je contactpagina zijn, maar je kunt ook bijvoorbeeld de hulppagina en de contactpagina combineren zoals bij Bol.com en Amazon. Bedenk een goed en duidelijk contactproces voor je klanten en bouw je eigen oplossing.

Overzicht benodigdheden e-commerce website

In het kort het overzicht van wat je nodig hebt om je e-commerce website te (laten) maken.:

Bedrijfsgegevens:

  • bedrijfsnaam
  • vestigingsadres
  • zakelijk e-mail adres
  • zakelijk telefoonnummer
  • BTW ID
  • zakelijke bankrekening

Winkelgegevens:

  • de landen waaraan je gaat leveren
  • de belastingtarieven waaronder je producten vallen
  • de betalingsmogelijkheden die je aanbiedt
    • account bij een payment service provider (inloggegevens)
  • de verzendopties die je aanbiedt
    • account bij één of meerdere vervoerder(s) (inloggegevens)
  • de functionaliteiten die de winkel moet hebben

Producten:

  • categorieën en categoriestructuur
  • minimaal één productfoto per product in de juiste afmetingen
  • eventueel productvideo’s
  • artikelnummers
  • productbeschrijvingen (naam, korte beschrijving en lange beschrijving)
  • eventuele productopties
  • afmetingen en gewicht
  • BTW percentage van de producten
  • inkoopprijs en verkoopprijs en eventueel inkoopprijs
  • upsell en cross-sell producten

Extra informatie en pagina’s:

  • privacybeleid
  • cookiebeleid
  • algemene Voorwaarden
  • bestelproces
  • annulering- en retourprocedures
  • betalingsmogelijkheden
  • bezorgopties
  • hulp
  • contact